Digitalisierungspartner: Personal Partner

Damit wir wieder Zeit haben – um miteinander zu reden!

Bild: Personal Partner

Von der externen zur digitalen Personalabteilung.

Unsere Geschichte

Seit 25 Jahren ist PERSONAL PARTNER erfolgreich am Markt. Als externe Personalabteilung kümmern wir uns um unsere Kunden und machen alles, was im großen Unternehmen die eigene Personalabteilung macht. Wir machen das projektbezogen und maßgeschneidert, so wie unsere Kunden es wollen.

Wir machen die Lohn- und Gehalts-Abrechnung und Personalverwaltung – vor Ort beim Kunden oder von unserem Büro aus, unterstützen die Kunden bei der Suche und Auswahl von Mitarbeitern, der Personal-Betreuung, dem Personal-Controlling und der Personal-Entwicklung. Und wir beraten bei Personalproblemen und Konflikten im Unternehmen. Dabei war das Konzept der externen Personalabteilung für uns immer Chance und Herausforderung zugleich.

Durch unser ganzheitliches Angebot stehen wir immer im Wettbewerb zu den Spezialisten, die sich auf einzelne Bereiche der Personalarbeit fokussieren. Das hat uns gefordert und gefördert, hat uns zum Team von Experten geformt. Team-Arbeit, gegenseitiger Respekt, Achtung und offene Kommunikation waren so entscheidend wie die Offenheit für manchmal verrückte Ideen des Kollegen oder der Kollegin.

Unser Weg zur Digitalisierung

Und so machten wir uns auch auf den Weg in die Digitalisierung, die Personalarbeit 4.0. Der konkrete Impuls war die Frage einer Kundin. Sie sagte ganz einfach: „Ich hätte gern ein E-Recruiting System von euch!“ Wir hatten das nicht und fanden es auch im Internet nicht so, wie es aus unserer Sicht sein sollte. Wir fanden kein System zu Konditionen, die für ein kleines mittelständisches Unternehmen akzeptabel waren und auch kein System der Art, wie wir es uns personalfachlich vorstellten.

Also suchten wir in unserem Netzwerk und wurden fündig – quasi um die Ecke, einen Steinwurf entfernt! Dort wohnt Wolfgang Joa, der Geschäftsführer der Mü-Tec – eines erfolgreichen IT-Start-ups in den Bereichen IT-Sicherheit und digitaler Produkt- und Webgestaltung. Schnell stellten wir fest, wir passen zusammen! Langjährige HR-Expertise trifft auf agile IT-Experten, verrückte Ideen auf fundiertes Know-how und handwerkliche Präzision.

Die Zielrichtung für die Zusammenarbeit war schnell klar: Wir wollten eine klar strukturierte, leistungsfähige und bezahlbare Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen. Ein klares Layout sollte die Bedienung möglichst vereinfachen und Möglichkeiten zur individuellen Anpassung bieten. Und es sollte so aufgebaut sein, dass es von Kunden selbsterklärend und ohne gezieltes Training verwendet werden, aber auch im Rahmen eines Service von PERSONAL PARTNER als externe Leistung gebucht werden kann.

Als das System fast fertig war hatte einer im Team noch eine interessante weitere Idee: Es gibt heute so viele befreundete kleine Unternehmen, Netzwerke und Gründerzentren. Warum nicht ein System entwickeln, das auch deren Anforderungen berücksichtigt und die Vorteile des gemeinsamen Auftritts nutzt ohne die Individualität und Vertraulichkeit aufzugeben. Auch diese Idee umzusetzen war ganz schön Stress. Aber es hat sich gelohnt, das System steht.

e-recruiting – digitales Bewerbermanagement

e-recruiting dient im Gegensatz zu gängigen Stellenbörsen den unternehmensseitigen Abläufen im Bewerbermanagement und bietet hierfür einfache Funktionen für alle Phasen des Bewerbungsprozesses, von der Ausschreibung einer Stelle über die Planung des Interviews bis zur letztendlichen Einstellungsentscheidung.

  • Stellenausschreibungen können angelegt, über e-recruiting veröffentlicht und mit externen Stellenbörsen verknüpft werden
  • Bewerber können sich mit einem Profil registrieren und sich initiativ oder direkt auf eine offene Stelle bewerben.
  • Im Bewerberpool können potenziell passende Kandidaten anhand ihrer Profile für Ausschreibungen identifiziert werden.
  • Während des Auswahlprozesses werden alle relevanten Informationen und Unterlagen stets aktuell allen Entscheidern bereitgestellt
  • Aufgaben und Kommunikation erfolgen anhand individualisierbarer Workflows automatisch in personalisierbarer Form per E-Mail.

So entsteht wieder Raum für das Wesentliche: die Inhalte der Bewerbung und den persönlichen Kontakt zu den Kandidaten.

Das System bietet übergreifend dazu zahlreiche Möglichkeiten zur Individualisierung des Layouts, ein ausgeprägtes Nutzer- und Berechtigungskonzept und verschiedene wählbare Sicherheitsstufen.

Der Betrieb kann wahlweise im Rechenzentrum des Kunden oder aber in verschiedenen Servicevarianten und in Kombination mit den Dienstleistungen von PERSONAL PARTNER gebucht werden.

Wie schon die Entstehung erfolgt auch die Weiterentwicklung agil und aufgrund der webbasierten Technologie kontinuierlich und fast unbemerkt im Hintergrund. Welche Funktionen zukünftig möglich sein werden, richtet sich nach dem Feedback derer, die es am besten verstehen – unseren produktiven Nutzern.

Unsere aktuelle Challenge

Ja, und dann hatte wieder einer eine neue Idee: „Lasst uns die Sache doch ganz rund machen. Wenn ich mir unser e-recruiting anschaue – da sind doch alle Elemente eines umfassenden Systems für die gesamte Personal-Arbeit schon angelegt! Lasst uns das einfach systematisch ausbauen!“

„Inhalte für die Personalarbeit, also zum Beispiel Arbeitsverträge, Vertragsänderungen, Bescheinigungen – das haben wir ja, da sind wir Profis. Prozessbeschreibungen für die HR Prozesse, auch das haben wir schon oft gemacht, das können wir auch. Wenn wir jetzt noch die Unternehmensstruktur abbilden (das haben wir beim e-recruiting und der e-file schon drin) und das Ganze mit Projektmanagement strukturieren, dann haben wir alles, was wir brauchen! Lasst uns doch einfach loslegen!“

e-pers – digitales Personalmanagement

e-pers knüpft nahtlos ans e-recruiting an und widmet sich den Abläufen rund um die Betreuung der eigenen Mitarbeiter und Führungskräfte. Alle HR-Kernprozesse sind beschrieben und festgelegt, sowohl was den Inhalt als auch was den Ablauf betrifft.

Ob ein Arbeitsvertrag neu erstellt oder fortgeschrieben werden soll, eine Arbeitszeit- oder eine Gehalts-Änderung vereinbart, ein Zeugnis erstellt oder eine Kündigung vorbereitet werden soll – im e-pers finden sich die notwendigen Inhalte und Abläufe ebenso wie die Dokumentation. Und da auch Unternehmens- und Projekt-Strukturen abgebildet sind, hat man – fast nebenbei – alles, was man zur Personaleinsatzplanung und zum Personalcontrolling braucht.

Unsere Summary

Gerade bei kleinen und bei dezentral organisierten Unternehmen liegen die Vorteile von
e-pers auf der Hand: Diese Unternehmen haben mit unserem Konzept die Chance, im Personalbereich transparente und effiziente Strukturen zu entwickeln, vom e-recruiting über die Abrechnung, die Verwaltung und die Dokumentation bis hin zur Betreuung.

Damit wird Zeit geschaffen – für die Arbeit im eigentlichen Job - und für gute, mitarbeiter-orientierte Personalführung. Das ist unsere Challenge - daran arbeiten wir!

Damit wieder Zeit bleibt, miteinander zu sprechen!

Mehr Informationen:

PERSONAL PARTNER
externe Personalabteilung GmbH
Anger 6
97702 Münnerstadt

Tel.: 09733 8224
Fax: 09733 8227

martin.kuchler(at)personal-partner.eu
www.personal-partner.eu

Schwerpunkte

  • Personal-Abrechnung und -Verwaltung
  • Suche und Auswahl von Mitarbeitern
  • Konfliktmanagement
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