Steuern und Recht 2015
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ARBEITSZEITMODELLE

Flexible Arbeitszeit kennt klare Regeln

Expertentipps | 28.10.2015

Flexible Arbeitszeiten sorgen nicht nur für eine höhere Lebensqualität beim Arbeitnehmer. Bildquelle: Steuern & Recht 2015
Flexible Arbeitszeiten sorgen nicht nur für eine höhere Lebensqualität beim Arbeitnehmer. Bildquelle: Steuern & Recht 2015

Wenn es um flexible Arbeitszeitmodelle geht, stehen den wünschen von Arbeitgebern und Arbeitnehmern klare Regeln entgegen. Sie stellen Verbindlichkeit und Zuverlässigkeit der Modelle sicher und bieten dennoch genug GestaltungsSpielraum für attraktive Arbeitsplätze.

von Ulrich Pfaffenberger

Teilzeit bei der Bundeswehr? Der Vorstoß von Verteidigungsministerin Ursula von der Leyen im Jahr 2014 war nicht nur für eine Schlagzeile gut. Er brachte einen der größten Arbeitgeber der Republik in Gleichklang mit einem Trend, der seit geraumer Zeit Unternehmen jeder Größenordnung ergriffen hat: Flexible Arbeitszeitmodelle gelten als be­sonders wirksames Mittel, um sich als
Arbeitgeber für neue und bereits gewonnene Fachkräfte attraktiv zu machen.

Acht von zehn Unternehmen sehen vor diesem Hintergrund insbesondere im Thema Familienfreundlichkeit einen bedeutenden Faktor für den unternehmerischen Erfolg – auch im Wettbewerb um Fachkräfte. Das hat 2013 eine Sonderauswertung des Unternehmensmonitors Familienfreundlichkeit des IW Köln ergeben. Firmenlenker versuchen den individuellen Ansprüchen und Erfordernissen ihrer Mitarbeiter zu entsprechen, indem sie individualisierte Arbeitszeitmodelle und Vertrauensarbeitszeit anbieten.

Dabei dienen zwar zunächst die betrieblichen Notwendigkeiten als Orientierungsrahmen, wenn die konkreten Arbeitszeiten festgelegt werden. Doch die Mitarbeiter haben in rund zwei Dritteln der Unternehmen die Möglichkeit, mitzugestalten, wann und wie genau sie arbeiten. Die Unternehmen gehen dabei laut Unternehmensmonitor Familienfreundlichkeit auch auf Wünsche der Mitarbeiter ein, wenn diese Arbeitszeiten verlängern oder verkürzen wollen.

Die Vorteile flexibler Arbeitszeitmodelle gehen dabei weit über eine plakative Außenwirkung hinaus. Unternehmen, die damit arbeiten, können aus der vermeintlichen Not eine Tugend machen und sich einen größeren Spielraum beim Personaleinsatz sichern. So können Produktions- und Servicezeiten marktgerecht verlängert oder über bestimmte Zeiträume verteilt werden, um in Spitzenphasen maximale Leistung zu erbringen und in schwächeren Zeiten keinen Leerlauf zu produzieren. Weil sich damit auch konjunkturelle Schwankungen leichter abfedern lassen, sichern sie auf diese Weise Arbeitsplätze und ihre Wettbewerbsfähigkeit auch in Krisenzeiten. Zudem schaffen sie damit die Grundlage dafür, im Unternehmen vorhandenes Know-how dauerhaft zu sichern.

Allerdings: Je größer die Unternehmenseinheit, desto leichter lassen sich solche Modelle umsetzen – einfach, weil das Volumen der Belegschaft an sich schon ausreichend Spielraum bietet. Eine Umfrage von TNS Infratest im Auftrag des Bundesarbeitsministeriums hat vor einiger Zeit gezeigt, dass es vor allem größere Betriebe sind, die mit Gleitzeitkonten, Jahresarbeitszeitkonten, Vertrauensarbeitszeit und Lebensarbeitszeitkonten arbeiten.

Und selbst bei den Großen arbeitet man noch lieber auf überschaubaren, kürzeren Fristen (meist auf das Geschäftsjahr begrenzt) als mit Modellen, die über den Horizont der aktuellen Unternehmensplanung hinausgehen. Zu viele Parameter, die es sonst zu berücksichtigen gelte, lassen die Kosten-Nutzen-Rechnung in solchen Fällen negativ aussehen. In KMU jedenfalls sind daher in der Regel einfachere Modelle oder Ableitungen der Prinzipien gebräuchlich, für die jeder Betrieb das eigene Maß und die eigenen Bedingungen definieren muss.

Egal, wie umfassend und tiefgreifend flexible Arbeitszeitmodelle in einer Firma umgesetzt werden: Stets ist größte Aufmerksamkeit bei der praktischen Umsetzung geboten. Sowohl die rechtliche wie auch die steuerliche Absicherung der Modelle muss bis ins Detail geplant und definiert werden, um die Wirksamkeit der Maßnahmen uneingeschränkt sicherzustellen – und sich gegen das Risiko zu schützen, dass daraus im Nachhinein Nachteile oder Schäden entstehen.

„Die Einführung flexibler Arbeitszeitmodelle stärkt die Eigenverantwortung in Ihrer Belegschaft“, heißt es im Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung des Bundeswirtschaftsministeriums. Die daraus abgeleitete Empfehlung aus Berlin: „Um flexible Arbeitszeitmodelle bedarfsgerecht zu gestalten und Akzeptanzprobleme zu vermeiden, sollten Sie die Beschäftigten einbeziehen – zum Beispiel im Rahmen einer Mitarbeiterbefragung. Bei Fragen der Arbeitszeitregelung muss – sofern vorhanden – der Betriebsrat beteiligt werden.“

Ist eine neue flexible Arbeitszeitregelung gefunden, empfiehlt es sich den Experten zufolge, sie in einer Betriebsvereinbarung festzuhalten. Bei individuellen Regelungen müssen die Unternehmen die Arbeitsverträge anpassen oder Zusatzvereinbarungen abschließen. Gerade weil hier individuell und betriebsweit die Möglichkeit der Mitarbeiter besteht, an Umfang und Gestaltung der Arbeitszeit mitzuwirken, braucht es nachvollziehbare, verbindliche Regeln, die schriftlich fixiert sind.

Wenn das entsprechende Know-how nicht in einer eigenen Personal- oder Rechtsabteilung vorhanden ist, führt letztlich an der Beauftragung einer spezialisierten Kanzlei für Wirtschaftsrecht kein Weg vorbei. Nur durch den Einsatz des dort vorhandenen Wissens über die aktuelle Rechtsprechung und die einschlägigen gesetzlichen und steuerlichen Vorschriften ist gewährleistet, dass entsprechende Verträge und Paragrafen auch wasserdicht sind.

Gerade weil Langfristigkeit zu den Grundlagen und zur Glaubwürdigkeit von flexiblen Arbeitszeitmodellen gehört, sind hier handgeschmiedete Kompromisse, Übergangslösungen oder kurzfristiges Denken fehl am Platz. Schließlich werden auf beiden Seiten, beim Arbeitgeber wie beim Arbeitnehmer, Werte geschaffen, die es zu sichern, zu erhalten und zu bilanzieren gilt.

Als besonders attraktiv werden Modelle gehandelt, die Jahres- oder Lebensarbeitszeitkonten enthalten. Ihre Popularität verdanken sie dem Umstand, dass Arbeitnehmer dort theoretisch ein Arbeitsleben lang ansammeln können, was sie an Zeitgutschriften erwirtschaften – vom Sonderurlaub bis zur Überstunde. A conto können sie dann später, zum Beispiel für ein Sabbatical, eine Weltreise, das Häuslebauen oder einen vorzeitigen Ruhestand, Freizeit abbuchen. Das Modell firmiert als „biografieorientierte Form der Arbeitszeitgestaltung“. Das „Gesetz zur Verbesserung der Rahmenbedingungen für die Absicherung flexibler Arbeitszeitregelungen“, auch „Flexi-II-Gesetz“ genannt, regelt hier seit 2009 die Details. So können Beträge, die Arbeitnehmer angespart haben, auf die Deutsche Rentenversicherung Bund übertragen werden, sobald ein bestimmtes Volumen erreicht ist. Sie erhöhen damit die spätere Altersrente.

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