Projekt „eAkte“ läuft auf Hochtouren

Landratsamt Würzburg digitalisiert seine Verwaltung

Die Digitalisierung der Verwaltung läuft auf Hochtouren, auch am Landratsamt Würzburg. Mit der Umstellung auf die elektronische Akte soll nicht nur dem Umweltbewusstsein Rechnung getragen werden. „Das papierlose Büro wird Arbeitsvorgänge vereinfachen und unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter spürbar entlasten“, sagt Rainer Künzig, Leiter des Zentralen Steuerungs- und Service-Bereichs am Landratsamt Würzburg. Grundlage für die Digitalisierung von Verwaltungen in Bund, Ländern und Kommunen ist das Regierungsprogramm „Digitale Verwaltung 2020“ bzw. das Bayerische E-Government-Gesetz.

Für die derzeit laufende Einführung des so genannten Dokumentenmanagementsystems (DMS) hat das Landratsamt Würzburg sein Personal aufgestockt. „Alle laufenden Vorgänge aus rund 40 Geschäfts-, Zentral- und Fachbereichen müssen sorgfältig verscannt werden, das geht nicht von heute auf morgen. Aber wir arbeiten mit Hochdruck daran“, versichert Martin Kuhn, der als Leiter des Fachbereichs Information, Kommunikation und Zentrale Dienste für die Umstellung zuständig ist. Die ersten Fachbereiche seien bereits erfolgreich umgestellt.

Zentralregistratur kommt an ihre personellen Grenzen

Auch für die Zentralregistratur am Landratsamt mit den Registratoren Roland Brodziak und Daniel Herberich bringt die Umstellung Zusatzaufgaben. Im Rahmen eines Arbeitstreffens mit der Archivrätin Dr. Hannah Hien vom Staatsarchiv Würzburg wurde daher die Frage diskutiert, wie die Digitalisierung neben der Altakten-Abgabe ans Staatsarchiv zu bewerkstelligen sei. Dr. Hannah Hien dazu: „Wir haben derzeit zwei große Stränge - neben der Papierarbeit muss die Registratur mit ihrer jahrelangen Erfahrung die Einführung der eAkte begleiten. Das ist eine sehr arbeitsintensive, aber auch sehr wichtige Zeit, denn jetzt werden die Weichen gestellt.“

Dass im Landkreis Würzburg die Zentralregistratur an ihre personellen Grenzen kommt, mag aber auch an den vielseitigen Zuständigkeiten liegen. Rainer Künzig: „Bei uns als Optionskommune ist zum Beispiel das Jobcenter integriert. Das ist eine Aufgabe, die unsere Registratur im Gegensatz zu vielen anderen Kommunen mitübernehmen muss.“ Die Abgabe von Vorgängen ans Staatsarchiv – knapp 40.000 Altakten waren es in den letzten fünf Jahren - ist eine wichtige Archivarbeit. Nicht nur Wissenschaftler und Universitäten fragen beim Staatsarchiv an, weil sie Zeugnisse aus der Vergangenheit erhalten oder Behördenvorgänge recherchieren wollen. Leider seien die Unterlagen des Landratsamtes Würzburg aus dem frühen 20. Jahrhundert im 2. Weltkrieg verbrannt, so die Archivrätin: „Umso wichtiger, dass die Verwaltungsakten ab Mitte der 70er Jahre zeitnah von uns übernommen werden können.“ Die Gesprächspartner waren sich einig, dass für die Abarbeitung dieser Aufgaben auch in der Zentralregistratur zusätzliche Kapazitäten vonnöten sind.

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