Teilnehmer des 3. Round Table

• Frank Ackermann, Geschäftsführer Georg Ackermann GmbH

• Andreas Bachmann, weXelerate

• Corinna Hayd, RE-MEMBER for Health & Genius

• Vanessa Litesov, GHOTEL hotel & living Würzburg

• Christine Lößl, Coaching Beratung Training

• Marina Rützel, i-PARK HOTEL Klingholz

• Svenja Melchert, Stadt Bad Kissingen

• Philipp Mouseck, Mainfrankensäle GmbH

• Sandra Röder, Röder Training

• Philipp Sommerlath, Geistliches Zentrum Schwanberg e. V.

• Horst Vollhardt, Geschäftsführer Vogel Convention Center (VCC) GmbH

• Barbara Waldner, ZeitGeist Coaching

• Daniela Obst, Anzeigenleiterin vmm wirtschaftsverlag

• Rainer Meder, Area Sales Manager vmm wirtschaftsverlag

• Ulrich Pfaffenberger, Redakteur vmm wirtschaftsverlag

Stadt und Region Würzburg brauchen dringend eine Anlaufstelle, bei der Veranstalter alle Elemente einer Tagung aus einer Hand auswählen und bestellen können – Beratung und Konzeption inklusive. Das brachte der 3. ROUND TABLE von B4B WIRTSCHAFTSLEBEN MAINFRANKEN zutage, der im Mittelpunkt des diesjährigen Schwerpunktthemas „Tagen in Mainfranken“ steht. Es sei dringend erforderlich, hier dem Vorbild anderer Standorte im Wettbewerb um Veranstaltungen zu folgen, die damit den Nachfragern genauso wie den Anbietern eine große Hürde aus dem Weg räumen, so die einhellige Überzeugung der Fachleute am Round Table.

Der Mehrwert des Tagungsstadorts ­Mainfranken muss sichtbar werden

Ein Vorbild findet sich in der direkten Nachbarschaft: „In Bad Kissingen arbeiten wir schon mit einer gebündelten Organisation“, berichtete Svenja Melchert. „Damit stemmen wir auch Großveranstaltungen wie den Heiligenfelder Kongress mit mehr als 1.000 Teilnehmern.“ Über eine solche Einrichtung, so die Diskutanten, ließen sich die Vorzüge viel stärker ausspielen, die Mainfranken als ­Tagungsstandort habe. „Wir liegen mitten in Deutschland, sind von überall her sehr gut und schnell erreichbar“, sagte Marina Rützel.

Selbst Locations in der Peripherie des Knotenpunkts Würzburg profitierten davon. „Die Kernfrage lautet immer: Gibt es genügend Parkplätze?“ Ist dieses Kriterium erfüllt, dann rückten andere Faktoren in den Vordergrund, wie geeignete Räume und der Zugang zur Natur, „die sind für mich essenziell, weil sie zu meinem Programm passen müssen“, sagte Christine Lößl. Eine Einschätzung, der sich auch Andreas ­Bachmann anschloss: „Ist man erst einmal am richtigen Ort angekommen, dann ist mitunter die Reduktion aufs Wesentliche wertvoller als ein aufwendiges Ambiente.“

Bei B2B-Dienstleistungen ist ­ganzheitlicher Service gefragt

In vielen Fällen hilft die eigene Ortskenntnis und die Vernetzung mit einschlägigen Partnern, um Veranstaltungsprogramme und -orte zu koordinieren. Aber langfristig zielführend und nachhaltig sei dies auf die Dauer nicht, meinten die Fachleute. Zu viel Ablenkung von der eigentlichen Tagesarbeit, übertrieben hoher Aufwand bei den eigenen Recherchen und die zeitliche Verzögerung bis zur Komplettierung eines Angebots: Das sind deutliche Risiken, wenn man Kunden gewinnen wolle. Insbesondere Unternehmen seien es bei B2B-Dienstleistungen inzwischen gewohnt, ganzheitliche Angebote zu erhalten, wenn sie Aufgaben auslagern, die nicht zu ihrem Kerngeschäft gehören. Gerade bei Tagungen sei immer häufiger der Wunsch erkennbar, nach Abgabe einer Wunschliste eine „schlüsselfertige“ Lösung zu erhalten.

Medientechnik im Mittelpunkt

Wobei, auch da war man sich im Raum 6 des ­GHOTELS in Würzburg einig, solche Wunschlisten nicht ohne Haken sind. Ganz abgesehen davon, dass sie in der Regel zu wenig zeitlichen Spielraum ließen, seien die Wünsche und Vorstellungen häufig vage oder unklar formuliert. Auch klaffen Anspruch und Wirklichkeit häufig auseinander. Je nachdem, wer im Unternehmen für Organisation und Buchung zuständig ist und welche Zielgruppen adressiert werden, können die Vorstellungen darüber weit auseinanderklaffen, was zu einer Tagung unbedingt dazugehört. Eines jedoch zieht sich als roter Faden durch jede Bestellung: „Wir können ohne Medientechnik heute nicht mehr vermieten“, stellte etwa Horst Vollhardt für das VCC klar. „Alle unsere Räume sind daher mit Hightech ausgestattet, ein Raum sogar mit mehreren 4K-Beamern. Was oft nicht bewusst ist: Zahlreiche Veranstalter haben noch gar keine Medien in 4K-Qualität.“ Ebenfalls ganz oben auf der Checkliste: WLAN. Wobei das vor allem in gehobenen Altersklassen gefordert werde, während es „der Generation X, Y und Z schon zu langwierig ist, sich einzuloggen“, merkte Andreas Bachmann an. „Selbst unsere Azubis, die sich ­früher an der Rezeption schon mal einen Zugangscode geholt haben, winken inzwischen ab und nutzen ihre Flat­rate“, bestätigte Vanessa Litesov.

Megatrends auf der Spur

Einer wie Philipp Mouseck macht sich heute schon mehr Gedanken über die Technik, die von einer Veranstaltung nach außen wirkt. Nicht nur wegen der CO₂-Diskussion, sondern auch aus betrieblichen und Kostengründen würden Veranstaltungen künftig eine wachsende Zahl von Tele-Teilnehmern haben, die nur zeitweise von außen zugeschaltet werden: „Ich sehe den Bedarf, diese Außenstehenden zu integrieren.“ Damit sei die Digitalisierung als Megatrend in der Tagungswirtschaft angekommen, einer von mehreren, mit denen sich die Branche intensiver auseinandersetzen muss – wie etwa der veränderten Altersstruktur, Stichwort: Hörhilfsschleifen oder Barrierefreiheit, oder der Umweltverträglichkeit von Tagungsorten und Dienstleistungen. „Nachhaltigkeit ist der Stachel im Fleisch unserer Arbeit“, ist Mouseck überzeugt.

Unsichtbare Faktoren beachten

Frank Ackermann empfahl grundsätzlich, mehr Wert auf Atmosphärisches zu legen, als sich in technischen Details zu verlieren: „Die Akustik eines Raumes wird auf Sitzplänen und Renderings nicht sichtbar“, so seine Beobachtung. „Gleichwohl kommt es beim Erfolg einer Veranstaltung ganz entscheidend darauf an, dass alles gut verständlich und das Hörklima angenehm ist.“ Solche unsichtbaren Faktoren spielten deshalb eine wichtige Rolle, weil „die Menschen unterschiedlich sind und es deshalb auch ihre Räume sein müssen“. Neben der Akustik wirkten auch Gerüche und Farben auf die Menschen ein, die an einem Ort kreativ und produktiv sein sollen. Hier sollten sowohl die Gestalter und Anbieter von Räumen sich noch mehr einfallen lassen als auch die Veranstalter gefordert seien, sich im Vorfeld über die Atmosphäre Gedanken zu machen, in der ihr Event über die Bühne geht.

Beratung weist Weg zum Format

Überhaupt dürfte die Fähigkeit von Locations zu Verwandlung und Anpassung genauso wertvoll sein wie ein kreatives Konzept für die Veranstaltung. Die Auftraggeber, so ließ sich aus den Gesprächsbeiträgen heraushören, neigten zu umfassenden Checklisten und Pflichtenheften. Darin, so räumten die Teilnehmer am Tisch ein, spiegele sich zwar die Erfahrung aus vergangenen Events; gleichzeitig wachse damit aber auch die Gefahr, dass eins ums andere Mal das Gleiche ablaufe und die einzelnen Termine für die Gäste in der Erinnerung nicht mehr unterscheidbar seien. Damit gingen aber auch wertvolle Anknüpfungspunkte für die gelieferten Informationen verloren. „Wir beraten unsere Kunden gezielt zum passenden Format, dem Gedanken folgend: Was willst du rüberbringen?“, sagte Vollhardt. „Das bedeutet in der Vorbereitung einen iterativen Prozess, der sich zum Idealfall hin entwickelt.“ Leider ließen sich manche nicht darauf ein und gingen lieber auf Nummer 08/15 sicher.

Die Atmosphäre entscheidet

Aus Reihen der Teilnehmer war im Zusammenhang mit der Tagungsatmosphäre eine differenzierte Beobachtung wahrzunehmen, die sich unter anderem in der zugespitzten Bemerkung manifestierte: ­„Coaches arbeiten mit Stimmungen, Chefs nicht.“ Was unter anderem damit zu tun habe, dass bei einer Gästezahl im dreistelligen Bereich die begleitende Stimmung weniger eine Rolle spiele als eine kraftvolle Darstellung des Themas und eine überzeugende Kommunikation des Contents. Bei kleineren Gruppen dagegen seien Zielsetzung und Ambiente enger miteinander verknüpft, vielfach auch voneinander abhängig. Für Corinna Hayd etwa braucht es den Ausbruch „aus dem Eckigen ins Runde und den Zugang zu Kraftplätzen“, um Führungskräften auch mal die spirituelle Seite ihres Tuns nahezubringen. Die dafür geeigneten Plätze finde man nicht im Katalog, dafür brauche es das Wissen erfahrener Menschen – und deren Bereitschaft, den Weg dorthin zu weisen.

Das richtige Catering: Der Appetit kommt bei der Tagung

Eine ausführliche Diskussion entspann sich in der Runde beim Thema „Das richtige Catering“. Hier verschieben sich derzeit die Akzente. Weniger angestoßen durch Food-Trends wie in der Vergangenheit, als Shrimps Pflicht und Drachenfrucht Kür ­waren. Sondern ausgelöst durch die stärkere Zuwendung zu bewusster Ernährung, durch eine wachsende Zahl von Menschen, die sich bevorzugt vegetarisch oder vegan ernähren und durch Rücksichtnahme auf unterschiedlichste diätetische ­Bedürfnisse, von Diabetikerkost bis zu diversen Intoleranzen. Die Experten am Round Table waren sich einig, dass es zu einem professionellen Angebot schon immer gehört hatte, spezielle Wünsche abzufragen und ein entsprechendes Angebot zu machen. Über die Intensität und Ausprägung dagegen gab es unterschiedliche Meinungen. „Es gibt immer wieder Leute, die sind auf entsprechende Voraussetzungen angewiesen“, machte Sandra Röder deutlich. „Das ist für sie essenziell, dass sie bei ihrer Teilnahme auf der sicheren Seite sind – und damit sie sich bei einer Veranstaltung wohlfühlen.“

Kommunikation bei Tisch

Auf einen anderen Aspekt machte Christine Lößl aufmerksam: die kommunikative Atmosphäre bei den Zwischen- und Hauptmahlzeiten. Fingerfood und Flying Service seien zwar auf den ersten Blick verlockend ökonomisch, könnten aber nicht mit der „entspannten Gesprächsatmosphäre am Tisch mithalten“ – und richtig satt machen sie auch nicht. Das sei falsch verstandene Sparsamkeit, ergänzte Marina Rützel. „Die Kosten für ein Büffet liegen pro Person zwei oder drei Euro höher, das sollte es dem Veranstalter wert sein, dass sein Event rund wird.“ Auf der anderen Seite der Medaille stünden zahlreiche Varianten, um den traditionellen „Kaffee mit Kuchen“ in den Pausen zu ersetzen: „Wir haben 21.000 Quadratmeter Grünfläche. Da kann die Gruppe zur Abwechselung auch mal Sack hüpfen …“

Schwerpunkte im Menü

Dass sich das Catering zum Profilieren am Markt eignet, war in der Runde unbestritten. Dabei ginge es weniger um kulinarische Solitäre, sondern darum, dass sich die Tagungsverpflegung glaubwürdig ins Konzept des Ortes einfügt. Philipp Sommerlath beispielsweise berichtete, dass man auf dem Schwanberg darüber nachdenke, das vegan-vegetarische Angebot zum Standard zu machen und Fleischwünsche zum Extra. „Als Pädagoge finde ich das sehr verlockend“, merkte er an und verwies auf den diesjährigen Deutschen Filmpreis, der komplett fleischlos über den Tisch ging. „Man darf allerdings nicht auf die Idee kommen, die Kunden erziehen zu wollen.“ Das Augenmerk, so Andreas Bachmann, sei hier auf die unterschiedlichen Erwartungshaltungen zu richten: „Wenn am Ende des Tages ein paar wortgewaltige Meinungsmacher ihrem Unmut übers fehlende Schnitzel freien Lauf lassen, dann lösen die eine Riesen-Welle aus, die den Eindruck des ganzen Events zerstören kann.“

Abstimmung beim Feedback

Ob eine Veranstaltung einen Treffer landet oder nicht, ist nach Erfahrung der Rundenteilnehmer auf jeden Fall im Nachhinein präzise festzustellen. Genauso, wie den Teilnehmern an einer Tagung eine intensive (und unmittelbare) Nachbereitung empfohlen werde, legen sie jedem in der Branche nahe, mit einem Fragebogen der Zufriedenheit ­ihrer Kunden auf den Grund zu gehen – und damit die Chancen für künftige Akquisen zu erkunden. „So erkennen wir, ob der Kunde wiederkommen könnte – und warum er wiederkommen will“, ­fasste Vollhardt zusammen. „Wohlbefinden mag subjektiv sein, Auswertungen liefern klare Indikatoren.“